Case Studies

Feedback w pracy zamiast owocowych wtorków?

Szybki wzrost, coraz większe budżety i powiększenie zespołu to cele, które przyświecają wielu przedsiębiorstwom. Nie możemy zapominać natomiast o tym, że czasami należy zrobić krok do tyłu, żeby potem ruszyć trzykrotnie szybciej do przodu. Jednym ze sposobów na strategiczne i długofalowe podejście do rozwoju firmy jest praca nad procesami wewnętrznymi i komunikacją w zespole. Skupimy się szczególnie na tym jak poprawić feedback w pracy.

 

W poniższym case study dowiesz się:

  • Jak zwiększyć zaangażowanie zespołu;
  • Jak przeprowadzić sesje feedbackowe wśród pracowników;
  • Jak wyznaczać cele rozwojowe.
Klient
firma z branży e-commerce, zespół składający się z ok. 20 osób
Cel
Zwiększenie zaangażowania członków zespołu oraz poprawienie wyników ich pracy
Okres współpracy
kwiecień i maj 2019
Liczba sprintów
6
Liczba osób w projekcie
2

Kontekst projektu

Klient, z którym współpracowaliśmy, to firma z branży e-commerce tworząca sklepy internetowe oraz zapewniająca usługi marketingowe dla wybranych klientów.

Problemy, z którymi mierzył się klient:

  • Małe zaangażowanie zespołu;
  • Spadek przychodów z pracy jednego z działów firmy;
  • Odchodzący klienci;
  • Konflikty wewnętrzne;
  • Nieefektywna praca.

Zidentyfikowaliśmy, że kluczowe czynniki wpływające na negatywną sytuację to:

  • Zbyt duża liczba zmian w organizacji w krótkim czasie;
  • Brak lidera w zespole, który zanotował mocne spadki w wynikach;
  • Brak spójnej wizji i celów pomiędzy członkami zarządu;
  • Brak jasnej strategii, za którą zespół mógłby podążać;
  • Brak ogólnofirmowych / formalnych procesów komunikacji wewnętrzne;
  • Brak opomiarowania pracy znacznej części osób z zespołu.

Jednymi z narzędzi, które pomogły nam pokazać zarządowi perspektywę zespołu, zacząć komunikować zmiany, ale też wesprzeć procesy komunikacji wewnętrznej i opomiarować pracę zespołu były badania feedbackowe oraz badania satysfakcji.

Proces

 

Nasza współpraca trwała 6 tygodni, podczas których wykonaliśmy szereg działań związanych z opracowaniem badania, komunikacją z zespołem czy analizą wyników ankiet.

Sprint 1: Kick-off, wywiady z zarządem oraz mapowanie ich działań

Pierwszy sprint poświęciliśmy na spotkanie rozpoczynające naszą współpracę, wraz z osobami decyzyjnymi w zespole klienta. 

Dodatkowo, przeprowadziliśmy wywiady z zarządem spółki, dzięki którym dowiedzieliśmy się jakie dokładnie zadania wykonują oraz zmapowaliśmy je na Business Model Canvas. Pozwoliło nam to również wyznaczyć obszary problemowe do zagospodarowania.

Sprint 2: Opracowanie ankiet feedbackowych oraz satysfakcji i komunikacja z zespołem

Kolejny sprint to projektowanie przez nas badań feedbackowych i satysfakcji. Było to pierwsze tego typu badanie w historii firmy.

Ankiety feedbackowe zawierały pytania ilościowe i jakościowe dotyczące różnych obszarów współpracy z innymi członkami zespołu (np. komunikacji, terminowości, działania w zgodzie z wartościami firmy). Natomiast ankiety satysfakcji skupiały się na kwestiach warunków współpracy, rozwoju w firmie, badały też zadowolenie pracowników z ich zadań czy to co jest dla nich ważne w pracy, a także co doceniają, a co poprawiliby w organizacji.

Opracowanie ankiet feedbackowych i satysfakcji dostosowaliśmy do wartości wyznawanych przez firmę, warunków tam panujących oraz… kwestii spornych. Dostosowaliśmy je także do specyfiki zarówno projektów wewnętrznych, jak i współpracy z klientami firmy.

Szablony obu ankiet, w wersji edytowalnej, do wykorzystania, znajdziesz w naszej Biblioteczce Narzędzi Lean.

Zyskaj do niej dostęp:



    Zgadzam się na przetwarzanie moich danych osobowych przez Project: People Sp. z o.o. w celu komunikacji marketingowej, a tym samym wysyłania mi newslettera, informacji o usługach, promocjach lub nowościach zgodnie z Polityką prywatności

    Sprint 3: Analiza ankiet feedbackowych, stworzenie prezentacji z wynikami ankiet oraz rekomendacjami dotyczącymi feedbacku w pracy

    Oprócz samej analizy ankiet feedbackowych i prezentacji jej wyników zespołowi zarządczemu, opracowaliśmy także dedykowane informacje zwrotne dla wszystkich członków zespołu, a także przygotowaliśmy managerów do przejścia przez nie ze współpracownikami. Dzięki temu managerowie dokładnie wiedzieli, jak powinni przekazać feedback w pracy oraz jak na jego bazie wyznaczyć cele rozwojowe.

    Sprint 4: Przygotowanie canvasów feedbackowych dla każdego pracownika, wraz z rozpisanymi celami mierzalnymi i zespołowymi

    Jako podsumowanie managerowie dostali od nas gotowy dokument, z przygotowanymi wynikami feedbacków od zespołu oraz wspólnie ustalonymi celami rozwojowymi, dla każdego pracownika z osobna.

    Dzięki takiemu gotowemu dokumentowi nie musieli martwić się o to, że jakaś kwestia zostanie pominięta, ponieważ wszystko mieli przygotowane. Była to swego rodzaju checklista do przejścia podczas osobistej rozmowy z pracownikiem.

    newsletter Project People

    Sprint 5: Analiza ankiet satysfakcji i stworzenie prezentacji z wynikami ankiet oraz rekomendacjami

    Podobnie jak w przypadku ankiet feedbackowych, przygotowaliśmy prezentację z jej wynikami, podsumowaniem oraz rekomendacjami dla zespołu liderów firmy.

    Wypracowaliśmy konkretne akcje do podjęcia w najbliższych tygodniach, dzięki którym kwestie, które nie zostały ocenione najwyżej, ulegną poprawie. Było to m.in.:

    • Regularne spotkania całego zespołu – update: co aktualnie dzieje się w firmie;
    • Komunikacja zmian w zespole w formacie co, kto i dlaczego zmienia, jak odnosi się to do strategii firmy;
    • Wykorzystanie integracji do zaprezentowania strategii i docenienia członków zespołu;
    • Nie dokładanie nowych procesów i firm zewnętrznych, żeby usystematyzować wprowadzane obecnie zmiany;
    • Opomiarowanie zmian i wyznaczenie mierzalnych celów (KPI), by móc je ocenić.
    Wyniki jednego z pytań w ankiecie satysfakcji – różnokolorowe słupki to oceny w różnych zespołach.

    Sprint 6: Zaprezentowanie zespołowi zarządczemu wyników ankiet oraz szkolenie z dawania feedbacku w pracy

    Ostatni sprint poświęciliśmy na przedyskutowanie z zarządem i managerami firmy ankiet satysfakcji. Dodatkowo, przeprowadziliśmy szkolenie z dawania feedbacku, które jeszcze lepiej przygotowało zespół managerów na udzielenie feedbacków członkom zespołu.

    Przykład 1

    Twój pracownik Robert po raz pierwszy prowadził prezentację dla dużej grupy ludzi (100 osób), podczas konferencji w temacie marketingu dla sklepów internetowych.

    Występ nie został oceniony zbyt dobrze – prezentacja “rozjeżdżała” się ze względu na brak zainstalowanych fontów. Robert trzymał ręce w kieszeni przez większość czasu, odstawiał mikrofon od ust, przez co nie było go słychać w części sali oraz jego slajdy były zapełnione tekstem.

    Prezentacja była przygotowana merytorycznie, Robert zorganizował dodatkowe materiały dla uczestników oraz ubrał się stosownie do wydarzenia.

    Jedno z ćwiczeń podczas szkolenia z dawania feedbacku w pracy

    Trudności i wyzwania, które napotkaliśmy podczas procesu

    1. Święta Wielkanocne 🙂 Żeby móc efektywnie kontynuować pracę nad projektem, musieliśmy w krótkim czasie stworzyć ankiety feedbackowe i satysfakcji oraz skutecznie zakomunikować zespołowi prośbę o rzetelne wypełnienie ich. Czasu było mało, bo do “Wielkiego Piątku” było tylko 2,5 dnia.

      Rozwiązanie: Szczerymi komunikatami z informacją o tym DLACZEGO pracujemy nad procesem feedbackowym i jakie korzyści przyniesie to zarówno dla nich, jak i firmy. Do tego poprosiliśmy zespół liderski o follow-up na wewnętrznych kanałach dla pracowników, a także prywatnie prowadziliśmy konwersacje z osobami, które miały pytania dotyczące ankiet.
    2. Brak doświadczenia liderów zespołów w udzielaniu feedbacków. Nie wszyscy managerowie czuli się pewnie w dawaniu informacji zwrotnej, zwłaszcza negatywnej.

      Rozwiązanie: zaprojektowałem oraz przeprowadziłem warsztat z zespołem, podczas którego wypracowaliśmy najbardziej dla nich optymalną metodę udzielania feedbacku. Uczestnicy szkolenia przepracowali konkretne przypadki. Omawialiśmy też sytuacje “konfliktogenne”.
    3. Wiele procesów dziejących się jednocześnie. Firma współpracowała z kilkoma różnymi podmiotami przy okazji doskonalenia kilku produktów i usług. Taka sytuacja jest jak najbardziej “na plus”, rozwój to świetna rzecz, natomiast należy uważać, żeby liczba wielu różnych procesów nie przytłoczyła zespołu i nie wywołała niepotrzebnego zamieszania.

      Rozwiązanie: ustaliliśmy wspólne tempo działania. Porozmawialiśmy zarówno z właścicielami firmy, jak i zespołem, a także innymi firmami zewnętrznymi. Opracowaliśmy razem kalendarz naszych zadań, dostosowany do tempa zmian w firmie i dostępności osób decyzyjnych.

    Efekt naszej pracy

    46

    pytań w ankiecie

    187

    wypełnionych ankiet feedbackowych

    20

    wypełnionych ankiet satysfakcji

    Samo przeprowadzenie badania spowodowało widoczną zmianę w zespole: poprawę komunikacji, podniesienie motywacji do wykonywanych zadań oraz zaangażowanie całego zespołu w rozwój firmy. A to dopiero początek 🙂

    Każda osoba z zespołu odbędzie indywidualną sesję feedbackową ze swoim liderem, podczas której przedyskutowane zostaną wyniki ankiet oraz mierzalne (indywidualne oraz grupowe) cele na najbliższe miesiące.

    Co dalej?

    Klient był bardzo zadowolony z przeprowadzonego przez nas procesu. Jesteśmy już umówieni na opracowanie kolejnego badania 🙂

    Case study to za mało?

    Chcesz poznać cały proces i dowiedzieć się, jak mógłby wyglądać w Twojej organizacji?

    Umów się na bezpłatną konsultację

    Zespół projektowy, czyli kto za co odpowiadał

    Autor Case Study

    Grzegorz Górzyński Lean Marketing Consultant & Strategist
    Tworzy i pomaga rozwijać klientom ich strategie marketingowe oraz biznesowe.

    Zdobywał doświadczenie w NGO, korporacji, startupie, MŚP, jak i agencji, dzięki czemu holistycznie patrzy na biznes. Współpracował z Facebook Inc. przy globalnym projekcie Developer Circles.

    Przeszkolił kilkaset osób z zakresu marketingu, social mediów czy walidacji pomysłów biznesowych. Stał na scenie m.in. Social Media Week Warsaw, BOSS Festiwal, PR Camp.

    Miłośnik podejścia Lean Startup, podróży i dobrego jedzenia.

    Pozostali członkowie zespołu

    Beata Mosór-Szyszka CEO & Lean Strategist
    Beata jest strategiem, marketingowcem i konsultantem lean z ponad 14 letnim doświadczeniem na międzynarodowym rynku.

    Pomaga firmom stworzyć i/lub zoptymalizować ich model biznesowy, a także przełożyć to na efektywne strategie, taktyki i konkretne działania. Jest autorką metody tworzenia kampanii marketingowych - Lean Marketing Sprint oraz narzędzia do pracy na wartościach - Values Poker.

    Jako speaker Beata występuje na polskich i międzynarodowych konferencjach (e.g. Lean Startup Days Paris, VC night by Viva Technology, Open Living Lab).

    Beata ma również doświadczenie w organizacji i projektowaniu programów akceleracyjnych np. Google LaunchPad Warsaw & WARP by Deutsche Telekom, T-Mobile & Cisco.