+25 do ekwipunku warsztatowca, czyli lista 25 narzędzi do prowadzenia warsztatów zdalnie

Sprawdz Teraz

Dzień z życia menedżera – jak nie zginąć pod lawiną spotkań

eyeye

 

Jak wygląda Twój dzień pracy? Kalendarz pęka w szwach, a Ty nie masz czasu na wykonanie podstawowych zadań? Brzmi znajomo. A teraz wyobraź sobie, że z Twojego terminarza znika połowa z nich bez straty dla Twojego biznesu. Jak to możliwe? Leanowo.

W ostatnim czasie “planery czasu” cieszą się niesłabnącą popularnością. Różowe, czarne i bordowe, z podziałem na dni i na godziny, z możliwością wyznaczania celów i projektowania życia. Nie radzimy sobie. Czasu jest ciągle zbyt mało, a my staramy się tą sytuację ratować planując każdą minutę tak, by nie została zmarnowana. Opresyjnie łapiemy się planera i kolejnego influencera – specjalistę ds. czasu, który powie nam jak żyć. Ale gdzie w tym wszystkim lean?

Organizowanie w oparciu o wartości

Nadrzędną zasadą podejścia leanowego jest dostarczanie odbiorcom produktów/usług wartości, w jak najprostszy i najszybszy sposób. Tym samym bez zbędnego marnotrawstwa. Zapraszam Cię do małego eksperymentu. Weź swój terminarz do rąk i przeanalizuj krok po kroku odbyte spotkania zapisując z boku biznesową wartość, jaką Ci one dostarczyły. Ile z nich odbyłeś dla idei, nie posuwając projektu do przodu? Jeśli jest to przeważająca liczba, to znak, że najwyższy czas zacząć planować mądrzej.

Biznes opiera się na ludziach, a każde spotkanie z drugim człowiekiem zawsze niesie ze sobą jakąś wartość. Jest to podstawowa i niepodważalna zasada. Im ktoś dłużej przebywa w środowisku biznesowym, tym lepiej ją rozumie. Kiedy jednak zaczynasz tracić grunt pod nogami, projekty się nie spinają, bo brakuje na nie czasu, a zespół nie może na Ciebie liczyć, bo jesteś na kolejnym spotkaniu – zacznij planować w oparciu o wartości.

Było sobie spotkanie…

W ostatnim czasie umówiłam spotkanie, które miało być podsumowaniem działań odbytych w ostatnich tygodniach – chodziło o podsumowanie wywiadów z odbiorcami i zespołem, które skutkowały wypracowaniem Unique Value Proposition i procesu wdrażania zmian. Kolejnym etapem miały być warsztaty walidujące wyniki tej pracy. Wydawało mi się bardzo ważne, bo przecież byłoby dobrze, żeby klienci wiedzieli co robimy. Przygotowywałam się do niego kilka godzin angażując inne osoby z zespołu, w którym pracuję. Wszystko pięknie, spotkanie udane, relacje zbudowane, ale czy projekt został posunięty do przodu? Otóż nie. Spotkanie okazało się bezwartościowe w kontekście przebiegu projektu – dlatego, że proces był wcześniej ustalony i omówiony, a spotkanie nic nie zmieniło w przebiegu dalszych prac, procesu etc.. Podsumowanie na tym etapie nie było potrzebne, a jeśli już, to mogłam zorganizować je przez Internet, lub po prostu opisać w mailu. Tym samym zmarnowałam kilka godzin mojego czasu oraz czasu moich kolegów i klientów, co przełożyło się na spowolnienie realizacji projektu.

Wtedy uświadomiłam sobie, że gro spotkań organizowanych jest bez potrzeby. Działam leanowo, mówię o leanie, nauczam o leanie, tymczasem w moją pracę wkrada się takie marnotrawstwo? Pierwsze nie mogłam w to uwierzyć, a potem zaczęłam działać.

Minimalizuj pamiętając o ludziach

Mocno wierzę w lean i cenię za to, że stawia w centrum dostarczanie wartości i pracę w oparciu o wartości. Również w aspekcie organizacji swojego czasu. Ale jak przenieść lean na kanwę planowania spotkań?

  1. Zadaj sobie pytanie “po co”. Kluczowe pytanie w kontekście planowania swojego czasu to to o jego sens. Jeśli chcesz zbudować relacje z klientem – spotkaj się z nim. Jeśli chcesz dokonać postępu w projekcie, określ w jaki sposób spotkanie to może się do tego przyczynić. Wypisz wartości, które to spotkanie wnosi do projektu i zastanów się czy faktycznie jest konieczna jego organizacja. Pamiętaj o celu spotkania.
  1. Minimalizuj techniczne przygotowanie do spotkania. Jeśli ustalisz już, że spotkanie jest wartościowe i niezbędne, przeanalizuj jego formę. Może zamiast tracić czas na dojazd, może się ono odbyć telefonicznie lub za pośrednictwem Internetu? Ułatwiaj sobie życie i nie marnuj czasu.
  2. Nie zapominaj o ludziach. Projekt, projektem, ale zawsze pamiętaj o ludziach – Twoich rozmówcach i szacunku do nich. Nic nie zastąpi rozmowy na żywo, więc jeśli tylko Twój kalendarz Ci na to pozwala, a spotkanie niesie wartość i ma określony cel – spotykaj się i rozmawiaj.

Brak czasu to jeden z głównych problemów każdego menedżera. Próbując uporządkować nasze harmonogramy, starajmy się pamiętać o celach i wartościach, jakie dostarczają nam kolejne czynności wypełniające nasze dni pracy. Zanim umówimy spotkanie, zastanówmy się czy jest ono konieczne i czy przyniesie nam wartość… pamiętając o ludziach. Kierujmy się zasadą szacunku dla naszych klientów, partnerów, współpracowników i ich czasu.

Artykuły to za mało?

Chcesz poznać cały proces i dowiedzieć się, jak mógłby wyglądać w Twojej organizacji?

Umów się na bezpłatną konsultację
Katarzyna Golonka
W biznesie od pięciu lat, podczas których zarządzała kilkunastoosobowym zespołem, kreowała cykle wydarzeń biznesowych, współtworzyła firmę i nią kierowała. Obecnie specjalizuje się w Content Marketingu oraz Personal Brandingu.

Pomaga firmom w odnalezieniu własnego “ja” w biznesie i komunikacji tego na zewnątrz (strategia marketingowa & biznesowa).

Zaangażowana w liczne działania społecznościowe. Jest certyfikowanym Trenerem Biznesu. Prowadzi warsztaty z pogranicza strategii & marketingu. Autorka tekstów dla portali branżowych, m.in. Nowy Marketing, Marketing w Praktyce, E-commerce & Digital Marketing.

Znajdź nas

Czy chcesz nas lepiej poznać? Sprawdź nasze pozostałe portale społecznościowe

Newsletter

Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj co miesiąc: narzędzia, artykuły i najnowsze informacje o naszych warsztatach.
Tutaj możesz zapisać się na newsletter po polsku. Jeśli chcesz otrzymać Newsletter po angielsku, kliknij tutaj.