+25 do ekwipunku warsztatowca, czyli lista 25 narzędzi do prowadzenia warsztatów zdalnie

Sprawdz Teraz

Jak dopasować warsztat do potrzeb klienta, czyli Lean Workshop

Ile razy zdarzyło się Wam jako szkoleniowcom usłyszeć od grupy “Było fajnie, ale nie o to mi chodziło”. Zakładam, że minimum raz. Jak więc dopasować warsztaty do potrzeb uczestników? Lean przychodzi z pomocą.

W pierwszej kolejności powinieneś sobie odpowiedzieć w zakresie jakich projektów/zagadnień szkolisz. Jeśli są to tematy proste – przewidywalne i łatwe do uzgodnienia (np. szkolenie z podstaw obsługi WordPressa), wtedy z góry możesz założyć co powinno wydarzyć się w trakcie warsztatów. Podobnie, jeśli jest to warsztat z wiedzy ogólnej (np. podstawy ekonomii). Jeśli jednak tworzysz warsztaty w zakresie tematów złożonych lub skomplikowanych – m.in. warsztaty produktowe lub facylitacyjne – gdzie wymagania są wysokie, a tematyka nieprzewidywalna, wtedy powinieneś w trakcie warsztatu na bieżąco badać potrzeby uczestników.

Grafika na podstawie: Strategic Management and Organizational Dynamics by Ralph Stacey in Agile Software Development with Scrum by Ken Schwaber and Mike Beedle.

Zbadaj potrzeby

Nadrzędną zasadą podejścia leanowego jest dostarczanie odbiorcom produktów/usług wartości, w jak najprostszy i najszybszy sposób. Powinniśmy więc zadać sobie pytanie, w jaki sposób zrobić warsztat, aby odpowiadał on na potrzeby uczestników w jak najprostszy sposób. Często jednak nie mamy możliwości zrobić badań przed warsztatem. Może się też zdarzyć tak, że zbadane potrzeby i tak zmienią się w trakcie warsztatów. Jak więc zrobić to skutecznie?

  • Przed warsztatem przygotuj zestaw wstępnych narzędzi i ćwiczeń, które mogą znaleźć zastosowanie w pracy podczas warsztatów. Nie przywiązuj się jednak do nich. Oczywiście im więcej znasz narzędzi, rozumiesz je i potrafisz zastosować, tym lepiej – w projektach złożonych najczęściej nie jesteś w stanie przewidzieć, które z nich okażą się przydatne na warsztatach.
  • Zbadaj potrzeby przed i w trakcie warsztatów, a także ciągle pogłębiaj wiedzę o nich. Zadawaj pytania i drąż temat. Zbierz oczekiwania i problemy. Im bardziej zanurzysz się w świat potrzeb uczestników, tym lepiej i łatwiej będzie Ci na nie odpowiedzieć.
  • Nie układaj sztywnych scenariuszy i ścieżek warsztatów. Warsztaty w oparciu o złożone i skomplikowane tematy charakteryzują się wysokim stopniem nieprzewidywalności. Gotowe plany najczęściej nie sprawdzają się. Nie oznacza to jednak, że możesz być nieprzygotowany – przygotowanie to podstawa, skup się więc na znajomości metod i narzędzi, które wykorzystasz na warsztacie, nie na ich uporządkowaniu w jeden scenariusz.
  • Eksperymentuj. Im więcej aspektów będzie testowanych podczas warsztatów, tym większa wartość poznawcza dla uczestników. Nie hipotetyzuj, nie zakładaj, bazuj na bieżących problemach i potrzebach.

W uproszczeniu – zorganizuj warsztat, w którym w najprostszy sposób dostarczysz wartość uczestnikowi odpowiadając na jego potrzeby i korzystając z Twojej wiedzy oraz znajomości narzędzi warsztatowych, a nie realizując z góry założony scenariusz.

Lean Workshop – case study

Miesiąc temu miałam okazję współorganizować warsztat dla grupy inicjatorów nowego pomysłu systemu dla branży hotelowej. Zespół przyszedł do nas z potrzebą, która początkowo brzmiała “Mamy produkt, nie wiemy co robić z nim dalej. Czy to ma w ogóle sens? Pomóżcie”. Wiedząc, że produkt zalicza się do grupy skomplikowanych z wymaganiami trudnymi do uzgodnienia i szybko zmieniającą się technologią, zdecydowaliśmy się na metodę Lean Workshop.

Od czego zaczęliśmy?

Wchodząc na warsztat przygotowany mieliśmy Lean Canvas, jako bazowe narzędzie sprawdzające się często w przypadku pomysłów na etapie wczesnego pomysłu.

Zamiast przejść jednak od razu do narzędzia – zadaliśmy kilka pytań dotyczących genezy projektu, tego jak zespół zdefiniował problem, który rozwiązuje i grupę docelową, do której kieruje swój produkt. Bardzo szybko odczuliśmy, że zespół ma problemy z określeniem swojej grupy docelowej i dopasowaniem produktu do rynku. Zamiast więc stosować canvas i przepracowywać np. strukturę kosztów czy elementy modelu biznesowego, zaczęliśmy od najprostszych narzędzi, które pomogły nam zdefiniować nasze hipotezy dotyczące grupy docelowej i zaplanować, jak możemy szybko je zwalidować.

Na pewno znacie zasadę – jeśli coś jest dla wszystkich, jest do niczego. Dlatego też zaczęliśmy od prostego pytania: Kto ma skorzystać z Waszego produktu i dlaczego ma to zrobić. Oczywiście okazało się, że nie wszyscy hotelarze będą zainteresowani wprowadzeniem nowoczesnego produktu do swoich obiektów. Istnieją bowiem dwie główne bariery wejścia dotyczące kosztów oraz stopnia zaawansowania nowej technologii. Jeśli ktoś nie korzysta z nowoczesnych rozwiązań i nie widzi w nich wartości – nie zapłaci za nie. Grupa naszych odbiorców zawęziła się więc już tylko do tych, którzy w swoim biznesie stawiają na nową technologię – innowatorów.

Znacie krzywą Rogersa? W trakcie warsztatu wspólnie postawiliśmy hipotezę, że produkt o umiarkowanie innowacyjnym charakterze spotka się w pierwszej kolejności z zainteresowaniem grupy odbiorców na styku innowatorów i early adopterów.

Był to punkt wyjścia do opracowania tzw. proto-person czyli wstępnych person “innowacyjnego hotelarza”, które później posłużą do badań użytkowników (UX research).

Na stół zawędrowała kartka, a w dłonie markery. Zaczęliśmy tworzyć mapę skojarzeń oraz cech, które reprezentują taką osobę. Dzięki temu wiedzieliśmy kogo szukamy i gdzie możemy go znaleźć. Tropy były dwa – witryny internetowe hoteli oraz grupy hotelarzy na Facebooku. Trzech założycieli, czasu niewiele, a pracy dużo, dlatego podzieliliśmy zadania.

  1. Jedna osoba zajęła się tworzeniem bazy kontaktów do hotelarzy szukając ich na stronach internetowych. Kluczem była jakakolwiek innowacja zastosowana w hotelu (np. hotele kapsułowe, blockchain). Dodatkowo sprawdziliśmy rankingi najbardziej hipsterskich i nowatorskich hoteli oraz wyszukaliśmy bazę hoteli stosujących kryptowaluty.
  2. Drugi założyciel przygotował listę grup na Facebooku skupiających hotelarzy i opublikował tam pytania o innowacje technologiczne stosowane w ich hotelach, aby znaleźć potencjalnych użytkowników, z którymi można byłoby przeprowadzić badania.
  3. Trzecia osoba tworzyła przy naszej pomocy już scenariusz rozmowy do UX researchu.

Mając listę potencjalnych użytkowników, którzy odpowiadali naszej proto-personie, skontaktowaliśmy się z pierwszym z nich. Jeden z uczestników warsztatu wykonał telefon i okazało się, że to strzał w 10! Tym samym pierwszy wywiad w ramach UX researchu został umówiony (zasada going out of the building spełniona!).

To wszystko zrobiliśmy raptem w cztery godziny. Trzyosobowy zespół, który przyszedł z wielką niewiadomą, wyszedł z ustalonymi proto-personami i scenariuszem badania, co pozwoli na walidację ich hipotez dotyczących persony i grupy odbiorców, a także listą potencjalnych odbiorców. Dodatkowo umówieni na pierwszy wywiad z potencjalnym użytkownikiem oraz planem działania (CTA).

A jak ocenia warsztat jeden z uczestników?

Myślę, że w te 4 godziny udało nam się znaleźć sposób na rozwiązanie naszego najważniejszego problemu (zdobycia pierwszego klienta) i ustalić kolejne kroki. Teraz pozostaje działać 🙂

Warsztat jednak z pewnością nie zakończyłby się sukcesem, gdybyśmy chcieli zorganizować go według określonego wcześniej schematu i przy wykorzystaniu niedopasowanych do potrzeb zespołu narzędzi. Nie ma dobrych i złych narzędzi, wszystkie są przydatne, jeśli tylko dobrze je wykorzystamy. A tak będzie w momencie, kiedy będą one pomagać rozwiązywać problemy i zaspokajać potrzeby. Działanie na żywym organizmie, na realnym problemie uczestników warsztatu pozwala rozwiązywać problemy i uczyć w praktyce, czyli… bardzo skutecznie!

Artykuły to za mało?

Chcesz poznać cały proces i dowiedzieć się, jak mógłby wyglądać w Twojej organizacji?

Umów się na bezpłatną konsultację
Katarzyna Golonka
W biznesie od pięciu lat, podczas których zarządzała kilkunastoosobowym zespołem, kreowała cykle wydarzeń biznesowych, współtworzyła firmę i nią kierowała. Obecnie specjalizuje się w Content Marketingu oraz Personal Brandingu.

Pomaga firmom w odnalezieniu własnego “ja” w biznesie i komunikacji tego na zewnątrz (strategia marketingowa & biznesowa).

Zaangażowana w liczne działania społecznościowe. Jest certyfikowanym Trenerem Biznesu. Prowadzi warsztaty z pogranicza strategii & marketingu. Autorka tekstów dla portali branżowych, m.in. Nowy Marketing, Marketing w Praktyce, E-commerce & Digital Marketing.

Znajdź nas

Czy chcesz nas lepiej poznać? Sprawdź nasze pozostałe portale społecznościowe

Newsletter

Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj co miesiąc: narzędzia, artykuły i najnowsze informacje o naszych warsztatach.
Tutaj możesz zapisać się na newsletter po polsku. Jeśli chcesz otrzymać Newsletter po angielsku, kliknij tutaj.