+25 do ekwipunku warsztatowca, czyli lista 25 narzędzi do prowadzenia warsztatów zdalnie

Sprawdz Teraz

Jak nie wpaść w pułapkę dokumentacji? Project: People Podcast 8

Jak nie wpaść w pułapkę dokumentacji? Project: People Podcast 8

Proces dokumentacji w projekcie to nie plik tekstowy, raport czy tabela. To proces myślenia o tym, jak przedstawić klientowi naszą pracę i opisać krok po kroku etapy realizacji poszczególnych etapów projektu. Niestety, nadal przez wielu traktowana jako zło konieczne i omijana szerokim łukiem. Postanowiliśmy odczarować “ten żmudny, papierkowy proces” i spojrzeć z zupełnie innej perspektywy, dlatego najnowszy odcinek Podcastu poświęciliśmy właśnie dokumentacji.
Z rozmowy Rity Pater i Agnieszki Zygmunt dowiesz się:

 

  • Co możemy zyskać na bieżącym prowadzeniu dokumentacji projektu?
  • Dlaczego dokumentacja projektu często traktowana jest po macoszemu?
  • Jaką wartość dostarczamy naszemu klientowi, kiedy dokumentacja powstaje na każdym etapie projektu?
  • O jakich zasadach należy pamiętać przy tworzeniu dokumentacji?

Posłuchaj Podcastu i poznaj wskazówki, jak zacząć porządkować swoje procesy, które ułatwią określenie celu końcowego i sprawią, że nie zabłądzisz w dążeniu do niego.

Project: People Podcast to część większego projektu – dzielenia się wiedzą o Lean Marketingu i dobrymi praktykami, których nauczyliśmy się podczas naszej pracy z klientem.

 

Odcinek prowadzą:

Rita Pater

Agnieszka Zygmunt

Bądź na bieżąco z naszymi podcastami, zapisz się do newslettera.

Słuchaj też na:


Transkrypcja:

Cześć, słuchasz Project: People Podcast, czyli audycji, w której omawiamy problemy biznesowe i ich rozwiązania na konkretnych przykładach.

Jako agencja strategiczna, zajmujemy się tworzeniem strategii biznesowych i marketingowych, digital marketingiem oraz UX i UI. 

Mamy już blisko 4 – letnie doświadczenie w pracy z polskimi i zagranicznymi firmami. A ten podcast stworzyliśmy z potrzeby – nieodpartej potrzeby dzielenia się wiedzą. Z tej strony Rita Pater i Agnieszka Zygmunt. 


No to zaczynamy!

Rita Pater: Dzisiejszy odcinek będzie o dokumentacji. Czym ona właściwie jest? Po co ją robić? 

Czasem nawet nasi klienci zastanawiają się, dlaczego trzeba ją robić i dlaczego my tak chcemy, żeby ta dokumentacja była wykonywana. 

Aga Zygmunt: Chcemy też powiedzieć parę słów o tym, dlaczego dokumentacja jest traktowana jako zło konieczne, jako najgorszy, ostatni etap współpracy. 

Powiemy też o tym, jak często zapominamy o dokumentowaniu naszej pracy, a przecież klient, na samym końcu współpracy, bardzo chciałby zobaczyć nasz proces. Pokażemy też, jak dokumentowanie procesu może pomóc nam samym w pracy. 

Rita: Tak, Ty mówisz to z perspektywy osoby, która wykonuje takie dokumentacje, a ja powiedziałam już słówko na temat dokumentacji z perspektywy klienta.

Dlatego pytanie, Aga, ponieważ jesteś u nas mistrzynią i podnosisz standardy dokumentacji –  Czym jest dokumentacja według Ciebie i po co ją robić?

Aga: Myślę że w momencie, w którym mówimy o dokumentacji, powinniśmy mówić tak naprawdę o całym procesie z tym związanym. Dokumentacja, zazwyczaj kojarzy się tylko z plikiem tekstowym, w którym będziemy mieli konkretne informacje, może parę zdjęć z warsztatów.

Jednak dokumentacja, to myślenie o tym, jak ten cały proces pracy przedstawić i udokumentować, żebyśmy pamiętali, jak nasze działania wyglądały oraz żeby klient widział, jak naprawdę pracowaliśmy, co jest z naszej pracy najbardziej dla niego inspirujące. 

W tym procesie zauważyłam, że bardzo często zapominamy o dokumentowaniu takich podstawowych rzeczy jak: robienie zdjęć z warsztatów, robienie zdjęć modeli, jeśli mówimy o pracach, które są na przykład bardziej fizyczne, czy też zapisywaniu jakiś makiet, które są  przecież bardzo ważne w tej dokumentacji. Owszem, dążymy do konkretnego celu, ale cały ten proces naszej pracy jest w stanie dać nam dużo informacji. Na przykład – dlaczego właściwie wybraliśmy konkretną ścieżkę i dowieźliśmy ten konkretny element, czy efekt, a nie inny

Rita: Myślę, że też dokumentowanie daje taki wgląd w całe powstawanie projektu, od strony klienta. Klienci mogą się poczuć się spokojniejsi, w momencie, w którym mają na co dzień dostęp do tej dokumentacji, która powstaje równolegle na każdym etapem projektu. Dzięki niej klienci mają- “rękę na pulsie”. Wiedzą, jak się projekt rozwija, są bardziej świadomi, jak wiele to pracy kosztuje, żeby wykonać ten projekt. 

Aga: Tak myślę, że to co jest bardzo ważne w dokumentacji, to to, że klient ma do niej cały czas wgląd. Tak naprawdę, jeśli mówimy o “daily stand-upie”, który my w Project: People prowadzimy z klientami, czyli takie codzienne dokumentowanie tego, co zrobiliśmy, to jest to faktycznie ogromna baza informacji. Ta baza z codziennych spotkań może być później przeniesiona do dokumentacji końcowej i jest też to informacja dla nas, ile tak naprawdę pracy wykonaliśmy, co zrobiliśmy i dlaczego coś zmienialiśmy, żeby poprowadzić projekt jak najlepiej.

Rita: Tak, “daily stand-upy”, to nie tylko dokumentowanie, ale też fajne, codzienne, maksymalnie 15-minutowe rozmowy wewnątrz zespołowe. Mamy czas na to, żeby przedyskutować, co powstrzymuje nas przed kolejnymi krokami, jakie mamy blokery. 

To taka procedura, która usprawnia nam pracę. 

Wracając do tej dokumentacji i pytania, po co ją robić, to zapytam Cię, dlaczego dokumentowanie, ale na takim wysokim poziomie, jest takie ważne dla projektu, jak myślisz?

 Aga: Patrząc z doświadczenia, które ja, jak mnie określiłaś “mistrz dokumentacji” mam, to przyznaję, że na samym początku nie lubiłam dokumentowania. Byłam osobą, która bardzo mocno skupiała się na celu końcowym i nie rozumiałam tej potrzeby dokumentowania. Zastanawiałam się: “Dlaczego mam udokumentować ten proces? Dlaczego robić zdjęcia? Dlaczego ja mam o tym myśleć?”  

Wzięło się to stąd, że zarówno w środowisku akademickim, w którym się edukowałam, czy w pracy z klientem, zawsze na końcu sprawdzaliśmy efekt. On dla mnie był najważniejszy. Chciałam do tego momentu dążyć, natomiast później zaczęłam zauważać, że tej dokumentacji w projekcie brakuje. Ktoś w końcu zaczyna pytać o to, jak coś powstało. Ja nie byłam w stanie pokazać samego procesu. Tego, ile faktycznie wykonałam swojej pracy.  

Rozmawialiśmy z klientem na przykład o kwestii dodatkowych sprintów, dodatkowej pracy badawczej czy projektowej, to tej dokumentacji brakowało w momencie, w którym trzeba faktycznie stwierdzić, jaką wartość moja praca wniosła do projektu. 

Dodatkowo, dokumentacja z takiego bezpośredniego kontaktu z klientem, jest o tyle ważna, że faktycznie wiemy, na czym stoimy. Klient ma pewność, co dowozimy na bieżąco, czy spełniliśmy wszystkie jego wymagania. A dla nas jest to pewność, że pamiętamy o wszystkich zobowiązaniach wobec klienta, pamiętamy jaki jest cel i widzimy, jak się do niego posuwamy i co nas czeka na dalszym etapie.

Rita: Tak, zdecydowanie zgadzam się z Tobą.

Wspomniałaś, że na początku swojej ścieżki zawodowej nie robiłaś dokumentacji i nie widziałaś tej wartości, ale teraz stało się to po prostu twoim codziennym zadaniem projektowym, które lubisz.

Aga: Myślę, że to jest kwestia, którą możemy za chwilę poruszyć. To też bardzo zależy od mojego charakteru. Zauważyłam, że dokumentacja porządkuje cały proces i kiedy wszyscy myślą o dokumentacji, jak o tym źle koniecznym, które trzeba spisać żeby, klient to miał, to w momencie, w którym zmienimy swoje nastawienie do dokumentowania naszej pracy, do tego, że nie musimy od początku mieć idealnego dokumentu, idealnie czystego Excela, nie musimy mieć czystego pdf-a, a będziemy dokumentować proces, w wygodny dla nas sposób i wygodny dla klienta, co później zawsze możemy poprawić, to naprawdę porządkuje nam sposób pracy, ale też sposób myślenia o tym wszystkim, co wykonujemy, jak wykonujemy i na przykład, jakie błędy popełniliśmy gdzieś w tym całym procesie projektowania, których normalnie byśmy nie zauważyli, bo nie mieliśmy czasu tego spisać jeszcze raz. Zwrócić uwagi, czy na przykład klient nie dał nam dodatkowego komentarza, bo zauważył, że czegoś brakuje.

Rita: Dokładnie. Ja myślę, że to jest tak, że dokumentacja może się kojarzyć ludziom właśnie z tym Excelem, czy z tym, że to musi być dopracowane, tak na maksymalnym poziomie. A tak naprawdę na początku moja dokumentacja w ogóle tak nie wygląda. Na czyszczenie i takiego szlifowanie kolejnych kroków jest czas na końcu. A dokumentacja prowadzona z dnia na dzień, na początku, w moim przypadku, nie wygląda tak profesjonalnie.

Aga: Myślę, że bardzo fajnie to widać na naszym przykładzie. Obydwie miałyśmy dosyć długie dokumentacje w ostatnim czasie. Ja na samym początku projektu prowadziłam dokumentację codziennie. W tamtej sytuacji to uratowało mnie pod sam koniec projektu, kiedy okazało się że, trzeba stworzyć dokumentację, która ma ponad 100 stron, w bardzo krótkim czasie. 

Dzięki temu, że miałam dostęp do tego dokumentu, który był codzienny, w którym nie zawsze to słownictwo było idealne, tak jak w raporcie unijnym, ale byłam w stanie wpisać cały proces, wszystkie myśli, wszystko, co klient też mówił, co trzeba poprawić, to byłam w stanie w ciągu jednego dnia przygotować dokumenty końcowe i nie martwić się tym, że wcześniej ta dokumentację, taka podstawowa, nie jest perfekcyjna. Bo to nie o to chodzi. Dokumentacja to tylko narzędzie, która ma nam pomóc.

Rita: Zadam Ci takie kontrowersyjne pytanie – czy warto w ogóle robić dokumentację, jeżeli się robi projekt, który musi skończyć się takim raportem unijnym, który jest zupełnie inną odmianą dokumentacji? 

Aga: Zależy znowu, jak myślimy o dokumentacji. Myślę, że Ty też jesteś w stanie tutaj dosyć dużo powiedzieć o tym, że warto od samego początku dokumentację prowadzić, tylko trzeba liczyć się z tym, ile mamy na to czasu i jak sobie ten czas organizujemy. 

W przypadku jednego projektu, który razem zresztą prowadziłyśmy, faktycznie stworzyłyśmy dokumentację podstawową, którą nazwałyśmy dokumentacją, ale to tak naprawdę był plik roboczy, który później przetworzyłyśmy na projekt unijny. W moich ostatnich projektach bardzo chętnie od razu tworzę dokumentację unijną, taką poprawną. Jest na to o wiele mniej czasu więc, mam tą pewność, że nie będę miała ostatniego tygodnia, bardzo zestresowanego faktem, że trzeba dowieźć raport, tylko on już jest wcześniej gotowy. A ja mam więcej czasu na projektowanie i myślenia.

Rita: Czyli w tym przypadku ostatnim, o którym teraz wspomniałaś, nie wykonywałaś w ogóle dokumentacji projektowej, tylko od razu zaczynałaś od pisania raportu unijnego? 

Aga: Tak, udało nam się uzgodnić z klientem w tej sprawie i to jest bardzo fajne. Bardzo cieszę się, że zapytałaś, bo to jest ta różnica, której ludzie nie zauważają. Czyli myślą o tym, że dokumentacja a raport unijny, nie mogą być tym samym. W tym projekcie raport unijny potraktowaliśmy jako dokumentację. Owszem, trzymałam się mniej więcej tego słownictwa, które jest podstawowe, związane z nazewnictwem, zamawiający, wykonujący, ale wyglądało to dosłownie tak samo, jak dokumentacja wcześniejsza. Potrzebowałam zawsze tych 5 proc. pracy więcej, żeby pamiętać, jakiego słownictwa używać, jak od razu coś formatować, aby później mieć mniej pracy.

Rita: Porozmawiajmy teraz o tym, jak my się różnimy charakterami, a właściwie specyfiką tego, w jaki sposób prowadzimy dokumentację, czy w jaki sposób pracujemy. 

Dla mnie ogromnie ważne jest poczucie celu. Dla Ciebie, na początku, dokumentacja nie była tak bardzo ważna. Dla mnie też nie była, aż przekonałam się, że jest naprawdę sensowna. Dokumentacja kojarzyła mi się z tabelkami, raportami, powtarzaniem tego, co już wszyscy wiedzą, bo się już wydarzyło. Zastanawiałam się: „Po co to? Przecież już dowieźliśmy ten cel?”. 

Ciężko w tym wszystkim znaleźć balans, gdy mamy taki charakter, że chcemy dotrzeć do celu. Ten cel to przecież zadowolenie klienta. Definicja wykonanego projektu zakłada, że klient jest zadowolony. No i jak to pogodzić? Jeżeli będę spędzać 15 godzin tygodniowo pisząc raport, czy dokumentacje, to jak tu znaleźć balans?

Aga: Zastanawiam się, czy nie powinniśmy tego nazwać pułapką celu. Skupiamy się bardzo na tym celu końcowym, czyli dowiezieniu projektu, zapominając, że cały proces do tego celu prowadzi. Jeśli potraktujemy dokumentacje, jak ja we wcześniejszych latach, czy Ty zanim się przekonałaś, że ta dokumentacja jest ważna, to traktujemy ją, typowo dokumentacyjnie. Czyli jako plik, który nam nic nie da, ma dokumentować nasze działania. Jeśli natomiast pomyślimy o tym, jako o podsumowaniach, to dokumentacja ma zupełnie inne znaczenie. 

Kończymy pewien etap pracy, tak jak my w Project: People, pracując na tygodniowych sprintach i poświęcamy tę godzinę pod koniec tygodnia, żeby krótko spisać główne wnioski, zauważyć, co się zadziało, może pojawiły się jakieś nowe wnioski z badań. Wiele razy mi się zdarzyło, że dopiero spisując dokumentację, przypomniałam sobie coś, co okazało się bardzo ważne w późniejszym etapie badań, a w momencie spisywania wcale takie nie było. W tym momencie te działania, to proces podsumowań, mimo że nadal to jest dokumentacja.

Rita: No tak, samo słowo dokumentacja jest takie „duże”. Ja po prostu staram się, żeby po każdym spotkaniu z klientem pisać maila z podsumowaniem, czy podesłać krótki dokument. Jednak wiem, że słowo dokumentacja jest tak zmrażające, że może być blokerem dla ludzi.

Jak Ty byś jeszcze uzupełniła te dobre zasady dokumentowania? Trochę już o nich opowiedziałyśmy.

Aga: Myślę, że tych zasad jest o wiele więcej i też się z nimi zgadzasz. Część wypracowałyśmy razem, a część wyniosłyśmy z własnych doświadczeń. Każdy ma też swoje zasady, które wypracował na błędach. Nie bójmy się tego. Jako badacze popełniamy błędy na których się uczymy. Jeśli chodzi o dokumentację, to uważam, że jest bardzo ważne, żeby się nie bać i traktować ją jak narzędzie. To jest chyba najważniejsza zasada – dokumentacja to narzędzie. Takie samo jak wszystkie inne. Niepotrzebnie robimy z niej małego demona, którego zostawiamy na koniec, pracować nad tym przez cały czas, po kawałeczku.

Rita: Myślę, że taka regularność w wykonywaniu tego trudnego obowiązku jest bardzo ważna. Sami się później przekonujemy, że w pewnym momencie wracamy do tych dokumentów. Przychodzą nam jakieś pomysły, po zrobieniu badań nagle wraca nam refleksja, która była podczas jakiegoś wywiadu, a którą warto wpisać właśnie do dokumentacji, żeby się nie zgubiła.

Aga: Jeszcze wspomniałyśmy o jednej, bardzo dobrej zasadzie. A tyczy się ona tego, żebyśmy się nie obawiali słownictwa, bo ono jest blokerem, o którym cały czas mówimy. Ta dokumentacja nie musi być dla klienta na samym początku. Ona może być naszymi notatkami, które później pomogą nam w tworzeniu dokumentacji unijnej. 

Nie bójmy się tworzyć czegoś, co nie będzie perfekcyjne. Jeśli mamy jakiś gen perfekcjonisty, a widzę, że się do mnie Rita uśmiechasz, to później, na koniec możemy te notatki na perfekcyjne zamienić, ale to dopiero na koniec projektu. 

Optymalizujmy sobie czas pracy. Jeśli okaże się, że na koniec nie zrobimy perfekcyjnej dokumentacji, nic się nie stanie. Ona jest zawsze lepsza, niż w ogóle nie zrobiona.

Rita: Zdecydowanie masz rację. Czy kiedy będziemy szlifować dokumentację, to czy nie wykonanie pracy dwa razy? Czy naprawdę Klientom zależy tak bardzo na perfekcyjnej dokumentacji?

Aga: To już zależy od tego, jaki masz gen perfekcjonisty i od klienta. Myślę, że ostatnie doświadczenie bardzo dobrze nam pokazuje, że jeśli dokumentacja jest dobrze zrobiona i jest odpowiednio przeprowadzona, to klient bardzo chętnie do niej wraca. Jest to dla niego kopalnia wiedzy. Nie patrzyłabym na to, jak na robienie pracy dwa razy, tylko jako podzielenie. Na początku mamy coś, co nie jest perfekcyjne i bardzo szybko działamy, więc tracimy bardzo mało czasu, jednak wpisujemy najważniejsze dla nas myśli i później, jeśli będzie czas, to je doszlifujemy. To zajmie, wbrew pozorom, o wiele mniej czasu, niż na samym końcu, jeśli byśmy próbowali przechodzić ten proces od samego zera, przypominając sobie wszystkie materiały, które strawiliśmy, a mamy tylko w pamięci.

Rita: Z pamięci się ciężko odtwarza…

Aga: Dokładnie. Bardzo dobrą praktyką przy dokumentacji jest zrobienie podsumowania w formie maila, nawet jeśli mamy tylko dopiero jakąś część dokumentacji. Jeśli kończymy jakiś etap badań, to z jednej strony wpisujemy go do dokumentacji, a z drugiej strony mailowo informujemy wszystkich, co wyszło i jak wyszło, dlaczego idziemy dalej w daną stronę z badaniami.

Rita: Myślę, że przecież nie wszyscy tworzą tak skomplikowane, szerokie tematy i projekty, jak te, o których tutaj mówimy. Nasze ciągnęły się tygodniami i miesiącami. Natomiast są też proste zasady dokumentacji, które można w zupełnie inny sposób ugryźć. Jeżeli pracujemy indywidualnie z klientem, no to faktycznie te podsumowania mailowo i dysk na chmurze Googlowej może wystarczyć. Jesteśmy w stanie tam trzymać wszystko. Tam zaglądać w momencie w którym pracujemy z klientem, nawet podczas spotkań. To wszystko wtedy ma sens.

No to teraz zapytam, co nie ma sensu podczas tworzenia dokumentacji?

Aga: (śmiech) Mówiliśmy wcześniej o perfekcjonizmie, prawda?

Rita: Prawda, pojawił się kilkukrotnie. 

Taki skrajny perfekcjonizm nie ma sensu. Może bardzo osłabić naszą pracę. Sprawić, że jesteśmy mało efektywni, ponieważ poświęcamy mnóstwo czasu na to, żeby doszlifować wszystko, na co ktoś podczas projektu rzuci dwa razy okiem, a dopiero potem to doceni. 

Jeśli chodzi o złe zasady dokumentacji, to co byś dodała?

Aga: Traktowanie dokumentacji jako zła koniecznego. To jest dla mnie złe podejście, ale równie złe jest traktowanie dokumentacji, jako najważniejszego elementu. Jeśli mamy projekt i mamy taki tydzień, który jest okropnie napięty, to naprawdę nic się nie stanie, jeśli spiszemy dokumentację w inny dzień. Jeśli oczywiście to nie jest raport unijny i nie musimy go oddać w piątek. Wtedy to jest inna bajka. Nic się nie stanie, jeśli napiszemy klientowi, że mamy krótkie podsumowanie w dokumentacji, które rozwiniemy w ciągu innego dnia. To tylko narzędzie, nie konieczność, którą musimy traktować bardzo szablonowo. Stresować się i przejmować, przekładać nad inne nasze obowiązki i priorytety.

Rita: Przychodzi mi do głowy też takie słowo, jak przedokumentowanie. Czyli wpisanie absolutnie każdego detalu i wszystkiego do dokumentów. Myślę, że to nie przynosi wiele korzyści. Nawet dla zaciekawionego i czytającego raport klienta. Co myślisz? 

Aga: Zgadzam się bardzo z tym słowem: “przedokumentowanie”. Nie wiązałabym go bezpośrednio z samą dokumentacją, co z brakiem myślenia o tym, co z tą dokumentacją później się stanie. Bardzo częstą pułapką osób, które wcześniej nie dokumentowały i zobaczyły, że to był duży błąd, jest dokumentowanie wszystkiego. Zapominamy, że ta dokumentacja służy później innym do dalszej pracy. Więc my w tej dokumentacji musimy umieścić informacje, które nie będą tylko dla nas, a będą faktycznym, największym clue naszych działań. Aby kolejne zespoły mogły nad tym pracować i zrozumieć, o co nam chodziło w naszym procesie i dlaczego ta dokumentacja powstała.

Rita: Powiedzmy coś więcej o kolejnych zespołach w projekcie. Czasami zdarza się tak, że projekt ma kilka etapów, jest prowadzony przez kilka osobnych, w ogóle nie mających ze sobą kontaktu grup i nie zawsze jest taka możliwość, żeby usiąść nad dokumentacją i porozmawiać na jej temat. 

Żeby uniknąć chaosu i zagubienia, a trochę oszczędzić czasu innym ludziom, fajną praktyką jest nazywać pliki w czytelny dla wszystkich sposób. Nawet zaczynając dokumentację warto ustalić nazewnictwo, pamiętając, że inni będą używać naszych dokumentów w przyszłości, a jeżeli będą mieli plik o nazwie: „ZO3 20:20”, a dokumentacja zawiera 15 PDF-ów, to będzie dla nich trudne, żeby w ogóle się połapać w tym wszystkim. To z kolei rodzi niebezpieczeństwo że ci, którzy będą później czytać dokumentację, w życiu się w tym nie odnajdą. Czyli nigdy nie przeczytają tego, co przecież tak pięknie skomponowaliśmy i napisaliśmy.

Aga:  Myślę, że to jest idealna porada dla wszystkich słuchających: Wszystkie pliki, które nazywamy, a które mają trafić do innych, niezależnie czy są dokumentacją, czy projektami, powinny być nazywane czytelnie.

Rita: Zdecydowanie. Jeszcze takie pytanie, czy straciłaś coś kiedyś na braku dobrej dokumentacji?

Aga: Z mojej perspektywy bardzo straciłam. Bardzo żałuję, że nie posiadam swoich pierwszych dokumentacji, gdzie naprawdę wykonałam bardzo dobre procesy, a teraz po latach nie jestem w stanie wrócić do tych metod badawczych. Widzę, że ta wiedza bardzo by mi się przydała w projektach, które wychodzą na mojej ścieżce zawodowej, czy u nas w Project: People.

Jeśli chodzi o dokumentowanie podczas pracy dla Project: People, to straciłam na tworzeniu dokumentacji, która była zbyt perfekcyjna. Tak jak wspomniałaś, wpadłam w pułapkę. Chciałam zawrzeć za dużo rzeczy, które później nie były wykorzystane. Owszem, nie stało się nic złego, ale jest to bardzo duża nauczka na przyszłość. Im lepiej zoptymalizujemy swój czas pracy i efekty, tym będzie lepiej dla nas i klienta. 

 Rita: Odwrócę ten temat. Co można zyskać na dobrej dokumentacji? Czy w ogóle widać zmianę między klientami? Pracujemy ze sobą od ponad pół roku i widziałam, że kolejny projekt, to dla Ciebie kolejny efekt WOW i podnoszenie poprzeczki. Też następnym klientom podaje się trochę inną dokumentację i myślę, że tutaj też widać tę różnicę w pracy.

Aga: Zauważyłyśmy to podczas ostatniej prezentacji klienckiej. Padły na niej słowa od klienta, że dokumentacja jest clue wszystkiego, kopalnią wiedzy. Kiedy prowadzimy dobrą dokumentację, to klient nie dość, że jest w stanie ją docenić, to nie traktuje jej tylko jako raportu unijnego, czy podsumowania, gdzie wszystkie materiały ma gdzieś indziej zgromadzone, tylko wie, że jeśli będzie potrzebował, to będzie w stanie w raporcie i dokumentacji znaleźć konkretne rzeczy. Wie, że jest w stanie do tego się odnieść, bo to jest opisane czytelnie. Tak naprawdę ma clue naszego projektu i badań, które były wykonane. On jest pewny tego, co otrzymał i pewny tego, jak może myśleć o tych wynikach badań.

Rita: Dokumentacja jest po to, żeby wspierać biznes klienta. Jeżeli klient widzi, że dokumentacja jest świetnie wykonana, to będzie jej używał, a to pozwala mu rozwijać jego biznes, wspiera go. A to z kolei buduje zaufanie, długoterminowe relacje i jest prawdopodobieństwo, że ten klient na kolejnym etapie wróci do ciebie.

Aga:  Podkreślamy to od samego początku. Nie traktujmy naszych zadań, jako zła koniecznego. Traktujmy relacje z klientami, jako partnerską, tak jak u nas, w Project: People, wszystkim zależy, żeby projekty klienta wyszły jak najlepiej.Czasami, można powiedzieć, że te projekty to są przez jakiś czas takie “nasze dzieci”, którymi się opiekujemy i je wychowujemy. W momencie, w którym dokumentacja jest stworzona dla klienta, gdzie dbamy o to, żeby informacje, które w niej się znajdują im służyły, to odbieramy dokumentację w zupełnie inny sposób. To już nie jest tylko świstek papieru, czy parę innych zdjęć. To są rzeczy, które mogą być wykorzystane. 

Mówiłyśmy wcześniej o Excelu, PDF-ach, dokumentach, a tak naprawdę, jedno z moich ulubionych narzędzi, Miro, w którym tworzymy wszystkie warsztaty i z niego później eksportujemy PDF-a lub dajemy klientowi do edycji, to jest też przecież rodzaj dokumentacji, a dużo osób nie zdaje sobie z tego sprawy.

Rita: Absolutnie. Ja też wcześniej głównie skupiam się na takich narzędziach jak arkusz Google, czy docsy, ale też maile. Możemy pamiętać o tym, że kanał na Slacku, czy taki kanał komunikacji z klientem, czy to poprzez Whatsapp, czy Telegrama, to też jest rodzaj dokumentacji naszej relacji z klientem. Tej komunikacji, tego co mamy razem. Więc to są takie narzędzia komunikacyjne, które zapisują nasze flow.

Rita: Do tych kanałów też warto zajrzeć. Zobaczyć, jak tam dyskutowaliśmy np. na temat tych promocji, które klient bardzo lubi, a niekoniecznie są dobre dla jego biznesu. Jak już mówimy o narzędziach, to Miro też było dla mnie takim game changerem.

To narzędzie jest świetne do dokumentacji, świetne do pracy zespołowej, o czym się przekonaliśmy w covidzie, gdzie zamknięci w swoich mieszkaniach, prowadziliśmy realne warsztaty dla 20 osób. Wszyscy mieli dostęp do tego samego widoku, na żywo. Widzieliśmy, jak te karteczki na Miro latały. Dokumentacja warsztatów, to przecież też dokumentacja. Kiedy mamy takie narzędzie, którym możemy się posłużyć i w którym możemy zostawić swoje działanie i po prostu trochę je uporządkować po spotkaniu, to jest to po prostu sztos.

Aga: Zgadzam się z Tobą. Dla mnie Miro to też był gamechanger. Zwłaszcza, jak się dowiedziałam o ilości integracji. Bardzo często prowadzę dokumentację na Google dysku, na arkuszach, gdzie jest analiza np. konkurencji, wszystkie moje wnioski, a oprócz tego jest też normalny dokument. I nagle dochodzi jeszcze do tego Miro, w którym jestem w stanie zwizualizować wszystkie efekty naszych badań dla klienta, co jest o wiele łatwiejsze dla niego do zrozumienia. Gdy dodamy do tego wszystkie integrację, czyli to, że możemy mieć jedno Miro, w którym wrzucamy wszystkie nasze materiały, to już w ogóle ułatwia naszą pracę. To jest też bardzo duże ułatwienie na Miro, że pozwala wrzucić materiały, które są  arkuszami z Exela. 

Jesteśmy w stanie dokumentować pracę w jednym miejscu, bardzo czytelnie, wszystko jest zwizualizowane. Później możemy przenieść dane na wersję tekstową, jeśli jest np. raport unijy, bo tutaj mamy konkretne wymagania. W raportach niestety nie jesteśmy w stanie załatwić tego paroma tablicami i paroma arkuszy. Musimy mieć konkretny plik, z konkretnymi opisami, z konkretnym słownictwa, z konkretnymi załącznikami.

Jeśli jednak nie mamy takiego wymagania, bo to nie jest projekt unijny, to jesteśmy w stanie na Miro przeprowadzić całą dokumentację. Bardzo czytelnie, bez żadnych problemów i bez przejmowania się, że to będzie czasochłonne, bardzo wymagające i trzeba to zostawić na sam koniec.

Rita Dokładnie. Będziemy musiały się zbliżać do końca naszego odcinka. Chciałabym, żebyśmy powiedziały o jednej dobrej praktyce. O czym powinno się pamiętać w dokumentacji, podczas współpracy z klientem?

Aga: Powiedziałabym, że tą główną zasadą, jest się nie bać dokumentacji, nie bać się słownictwa, którego używamy na początku. Nie zostawiać dokumentacji na sam koniec. Wtedy jest największy stres, najmniej rzeczy w niej umieścimy. Wyprodukujemy dokument, który będzie najmniej wartościowy dla klienta, czy innych osób, które będą działały w projekcie.

Rita: Z mojego doświadczenia – pamiętajmy, że robimy to dla kogoś. Kogoś, kto nie będzie trzymał tej dokumentacji w piwnicy, tylko robimy to po to, żeby klient mógł z niej korzystać. Pamiętajmy o celach tych osób. Im bardziej projekt będzie się wspinał i dokumentacja będzie się wspinać, tym będziemy bliżej tego klienta, bliżej partnerskiej relacji i partnerskiego podejścia.

Rita: To też ta druga najważniejsza rada, której trzeba się trzymać. Możemy to tak podsumować – o budowaniu relacji z klientem trzeba po prostu myśleć.

Aga: Dziękujemy bardzo, że wysłuchaliście nas do samego końca. Mamy nadzieję, że to co powiedziałyśmy, było dla was wartościowe.Jeśli chcecie dowiedzieć się więcej, to zapraszamy do kontaktu z nami w Project: People, na bezpłatne konsultacje, które są dostępne na naszej stronie internetowej.

Rita: Możecie do nas napisać na naszych social mediach: Facebooku, lub na LinkedIn, czy na naszych prywatnych profilach. Chętnie odpowiemy na każde pytanie. Dzięki wielkie za wysłuchanie i do usłyszenia wkrótce, cześć.

 

Artykuły to za mało?

Chcesz poznać cały proces i dowiedzieć się, jak mógłby wyglądać w Twojej organizacji?

Umów się na bezpłatną konsultację
Agnieszka Zygmunt
Dokonuje analiz, przeprowadza badania oraz eksperymenty, pomaga tworzyć rozwiązania skoncentrowane na realnych potrzebach użytkownika. Holistycznie patrzy na proces projektowania, biorąc pod uwagę wszystkie czynniki mogące wpływać na ostateczne doświadczenie użytkownika. Łączy w swojej pracy zdolności analityczne z wysokim poziomem empatii oraz miłości do nauki. Prowadzi projekt wspomagający osoby niepełnosprawne w zakresie treningów siłowych, tworząc od podstaw wiedzę oraz akcesoria treningowe.
Rita Pater
Rita jest strategiem komunikacji marek, miejsc i wydarzeń. W Project: People buduje strategie marketingowe i pracuje z organizacjami projektując procesy i inicjatywy wspierające rozwój kultury organizacji. Od kilku lat bada temat przywództwa w firmach związanych z sektorem nowych technologii. Autorka wywiadów #changeisfemale - cyklu portretów liderek zmian w nowych technologiach i biznesie. Założycielka mentorskiej grupy wsparcia dla kobiet w IT (Table Talks inspired by Lean In Circle) oraz Founding Partner w Leaders Hive - mentorskim klubie przywództwa. Twierdzi, że najlepszą inwestycją jest inwestycja w samego siebie, dlatego wiele podróżuje a także nieustannie zgłębia tematy związane z psychologią, coachingiem i psychoterapią.

Znajdź nas

Czy chcesz nas lepiej poznać? Sprawdź nasze pozostałe portale społecznościowe

Newsletter

Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj co miesiąc: narzędzia, artykuły i najnowsze informacje o naszych warsztatach.
Tutaj możesz zapisać się na newsletter po polsku. Jeśli chcesz otrzymać Newsletter po angielsku, kliknij tutaj.