+25 do ekwipunku warsztatowca, czyli lista 25 narzędzi do prowadzenia warsztatów zdalnie

Sprawdz Teraz

Jak wystartować projekt, kiedy nikt nic nie wie? Warsztaty startowe i przegląd ćwiczeń

Jedyne co wiemy, to to, że nie wiemy już w zasadzie nic. Pojawia się odrobina frustracji, zagubienie i niepewność, co zrobić dalej. Szef lub klient zaczynają się powoli niecierpliwić, a my wracamy z kolejnymi pytaniami lub staramy się zebrać niezbędne informacje z różnych działów, by uporządkować naszą wiedzę. Czas się kurczy, a my dalej nie wiemy od czego zacząć nasz projekt, jak przeżyć w chaosie i nie zginąć…

Brzmi znajomo?

Głowa do góry – nie jesteście osamotnieni!

Jakby to miało kogoś pocieszyć…

Na jednym z ostatnich warsztatów, jakie prowadziłam, uczestnik na pytanie, czego chciałby się dowiedzieć, odpowiedział “jak przeżyć w chaosie i nie zginąć” – to pytanie powtórzyło się kilka razy.

Podobne pojawiło się również podczas naszych badań tematów prowadzonych w celu przygotowania agendy dla DesignWays Conf – co zrobić, gdy informacje spływają do nas z różnych stron, w różnym czasie, cele i priorytety się rozmywają, podobnie z odpowiedzialnością, która coraz bardziej wydaje się spoczywać tylko na Tobie, jak rozpocząć pracę nad takim projektem?

Praca “w chaosie” to norma. Zaakceptuj to.

Celowo wstawiłam “w chaosie” w cudzysłów. Od kilku lat pracuję w projektach głównie prowadzonych leanowo (Lean Startup & Lean UX), gdzie poziom niepewności jest bardzo duży, a ilość informacji, która pojawia się z różnych źródeł może być ogromna i jest przede wszystkim mocno uzależniona od tego, jak szybko zespół jest w stanie się uczyć.

Stan “chaosu informacyjnego” jest więc permanentny i… nie jest według mnie czymś złym – w końcu im więcej informacji mamy, tym lepiej. Jednak tym bardziej podkreśla to, czemu jedną z ważniejszych umiejętności UX designera [UX Consultant, UX Strategist – wstaw inną nazwę stanowiska, w zależności od firmy] dla mnie jest nie tyle samo projektowanie, co umiejętność zarządzania informacją i moderacji procesu.

Przychodzi klient/szef z prostym projektem…

Wracając – wiele projektów zaczyna się podobnie…

Przychodzi do nas klient/szef/Product Owner z, wydawałoby się, prostym projektem.

Zaczynamy zbierać informacje, oczekiwania, robić badania i… okazuje się, że zmienia się nam wizja głównego konceptu, czegoś nie da lub nie opłacać się zrealizować, pojawiają się dodatkowe wymagania, sprzeczne informacje, a lista priorytetów rozmywa się. Resztę już znacie – projekt jednak nie jest tak prosty, na jaki wyglądał.

Nawet dobrze ułożony proces nie przyśpieszy Ci pracy tak jak warsztat

Możesz dopracowywać swój proces, wytwarzać coraz to nowe artefakty, które będą porządkowały Twoją wiedzę, ale to nie rozwiąże problemu czasu potrzebnego na zbieranie informacji, problemów z priorytetami i odpowiedzialnością czy ze sprzecznymi informacjami całkowicie.

Za to być może spotkanie wszystkich interesariuszy czy osób posiadających niezbędną wiedzę w jednym miejscu, gdzie wspólnie się nią podzielicie, ustalicie potrzeby, priorytety, być może?

Zamiast zbierać informacje samotnie – ja organizuję warsztat, gdzie zapraszam cały zespół, by wspólnie ustalić nasze cele oraz cele projektu, porozmawiać o grupie docelowej, problemach, potrzebach, wymienić się wiedzą, ustalić plan działania, potencjalne ryzyka oraz priorytety.

I to wszystko podczas w czasie kilkakrotnie krótszym niż gdybym robiła to sama.

Czas na konkrety – narzędzia warsztatowe

A więc – ustalamy datę i zapraszamy wszystkich na nasz wspólny warsztat (klienta, użytkowników lub specjalistów domenowych, designerów, developerów, BOK, marketing itd.), tylko co dalej? Jak taki warsztat może wyglądać i jakich narzędzi użyć, by pobudzić zespół do współpracy?

Poniżej macie moją subiektywną listę narzędzi i plan wraz z linkami do materiałów dodatkowych.

Let the game begin!

1. Cel warsztatu & Cel biznesowy

Każde spotkanie zaczynam od przedstawienia mojego celu – jasno komunikując, skąd się wzięła potrzeba, z czym chcę wyjść z warsztatu i jaki to będzie miało wpływ na pracę zespołu. Swój cel mam cały czas w pamięci, kontrolując, czy realizujemy go podczas warsztatu.

Proszę również krótko właściciela pomysłu o dwa słowa nt. idei oraz celu biznesowego.

Cel biznesowy wynotowuje wyraźnie na kartce, żeby był widoczny podczas całego spotkania.

jak zacząć projekt2. Przedstawmy się – Team Canvas

Następnie zapraszam do przedstawienia się cały team, prosząc nie tylko o imię, ale i o krótki opis czym się zajmują, jak mogą pomóc w projekcie i jaki jest ich cel.

Rundę można zrobić standardowo, np. na “pełzającą truciznę”, ale przy większych zespołach (5+), proszę o odpowiedzi najpierw na kartkach i przeklejenie ich na wspólny Team Canvas – to pozwala uporządkować wiedzę nt. całego zespołu, źródeł wiedzy, stopnia zaangażowania etc. oraz przydaje się w projektach długoterminowych.

Opis narzędzia, materiały oraz plan ćwiczenia można znaleźć na stronie.

3. Kontekst biznesowy – Lean Canvas

Niezależnie od stopnia zaawansowania pomysłu, rzadko kiedy poruszam temat samego rozwiązania na warsztacie startowym – staram się skupić na kontekście biznesowym i uspójnić wiedzę zespołu na temat grupy docelowej, jej problemów oraz zidentyfikować, co jest naszą wiedzą, a co hipotezą, założeniem.

Do tego celu prawie zawsze korzystam z Lean Canvas (jest jeszcze równie popularny Business Model Canvas, ale ja jestem większą zwolenniczką LC, bo lepiej spełnia dla mnie swą rolę w przypadku mocno innowacyjnych produktów we wczesnych fazach rozwoju. Ciekawy artykuł o tym można znaleźć tutaj).

Lean Canvas przygotowany przez nasz zespół można pobrać tutaj.

4. Pogłębiamy wiedzę o użytkownikach – (proto) persony, Value Proposition Canvas, User Journey

Niezależnie od tego, czy były przeprowadzane badania, czy wiedza o użytkownikach jest oparta o założenia, zazwyczaj wraz z zespołem staram się ją uspójnić, tworząc (proto) persony.

Kształt persony zależy od projektu i tego, czy będziemy korzystali w dalszej części warsztatu z dodatkowych narzędzi, jak Customer Journey Map/User Journey, jeśli chcę zrozumieć jej sposób myślenia i drogę, jaką przechodzi, czy Value Proposition Canvas, by lepiej zrozumieć, co jest dla niej ważne i jak możemy dostarczyć jej wartość – jeśli nie, wtedy niektóre elementy VPC zawieram w schemacie persony.

Mój szablon składa się m.in. z następujących elementów:

  • imię, zdjęcie, wiek, krótkie bio
  • jej cele, pragnienia
  • jej wartości, co jest dla niej ważne
  • jej problemy, przeszkody (do pogłębienia wiedzy zawartej w tym punkcie często stosuję metodę 5 Whys – świetnie opisaną tutaj).

Jeśli warsztat jest przeprowadzany stacjonarnie – do większości zadań korzystam z post-itów i flipchartów.

Natomiast fajne narzędzie do tworzenia person online: https://xtensio.com/

Value Proposition Canvas przygotowany przez nasz zespół można pobrać tutaj.

A do tworzenia Customer Journey Map & User Journey korzystam z https://www.draw.io/

5. Definiujemy MVP – User Stories & Priority Matrix

Po poprzedniej fazie powinniśmy spriorytetyzować problemy i wybrać najważniejszy/e, które chcemy rozwiązać, i które zakładamy, że są na tyle bolesne, że użytkownik jest w stanie za ich rozwiązanie zapłacić. Ja zazwyczaj staram się wybierać na początek jeden, maksymalnie dwa.

Jest kilka sposobów na tworzenie koncepcji MVP. Jeden z nich opiera się o user stories i Priority Matrix.

Jeśli nie robiliśmy tego wcześniej – warto przekuć cele i zadania naszej persony na tzw. “user stories” (fajny artykuł o user stories i budowaniu MVP na ich podstawie można znaleźć tutaj).

User stories opiera się na formacie:

  • Jako [persona],
  • chcę [co zrobić? zadanie/cel do osiągnięcia],
  • by [profit – co zyska persona dzięki temu?].

Na warsztacie wystarczy napisać schemat na flipcharcie i poprosić o uzupełnianie sticky notesami luk. Natomiast pracując online, ja korzystam po prostu z Arkuszy Google.

jak zacząć projektNastępnie czas na wybranie, od czego zaczniemy działać i co jest naszym MVP.

Do tego warto skorzystać z matrixa – np. macierzy Eisenhowera albo Priority Matrix. Priority Matrix składa się z dwóch osi – pierwsza określa znaczenie/ważność, a druga nakłady, jakich potrzebujemy, bo rozwiązać dany problem (czas, fundusze etc.).

User Stories mieszczące się najwyżej na osi wagi oraz najniżej na nakładzie, to są te, które warto przemyśleć jako kluczowe do MVP.

6. Największe ryzyka i plan dalszych działań.

Podczas wszystkich ćwiczeń zwracam uwagę na punkty, które są niepotwierdzonymi założeniami i staram się zadawać pytania:

  • “a co by było, gdyby to okazało się nieprawdą?”
  • “i jaki miałoby to wpływ na projekt?”

Jedni oznaczają takie elementy w ćwiczeniach czerwonymi kropkami/karteczkami. Ja wynotowuje je na osobnych post-itach i odkładam na bok, by dało się je prosto spriorytetyzować na koniec.

Ostatni krok to ułożenie planu działania i… wbrew pozorom, to nie jest realizacja samego MVP. Ja zaczynam od przejrzenia wspólnie listy ryzyk i zastanowienia się, jak możemy zweryfikować te największe – w końcu gdyby okazały się prawdą, to cały dalszy plan legnie w gruzach.

Na warsztatach korzystamy z karteczek, bo łatwo je przestawiać, natomiast później lądują najczęściej w postaci planu działań w Arkuszach Google.

I to koniec naszego warsztatu – dzielimy się zadaniami i działamy! W końcu mamy co robić!

Ale, ale! Ja… nie projektuję agendy warsztatów prawie nigdy.

Jak to? Podzieliłam się z Wami planem i narzędziami na warsztat, a teraz mówię, że nigdy ich nie planuję?

Podobnie jak wcześniej, o “pracy w chaosie”, jak i teraz o pracy na warsztacie – dostajemy wiele informacji, które powinny mieć wpływ na nasz projekt, plan, a my powinniśmy się do nich dostosowywać.

Podobnie działa warsztat – mam swoją “skrzynkę z narzędziami” – podzieliłam się z Wami tylko kilkoma z nich, bo jest ich cała masa (a w miarę prowadzenia kolejnych warsztatów, pewnie zaczniecie budować swoje) – najważniejsze, to wiedzieć, co chcemy osiągnąć i… korzystać z dowolnych narzędzi, by uzyskać efekt.

W końcu warsztat zespołowy jest narzędziem samym w sobie, które pozwala łatwiej wystartować projekt.

Artykuły to za mało?

Chcesz poznać cały proces i dowiedzieć się, jak mógłby wyglądać w Twojej organizacji?

Umów się na bezpłatną konsultację
Joanna Ostafin
Współzałożycielka Project: People, współtwórczyni Krakowskiej Inicjatywy Designerskiej (KID), organizatorka DesignWays Conf.

Jako Lean UX Strategist na co dzień zajmuje się... niezgadzaniem się ze swoimi klientami - wspiera ich w zakresie weryfikowania pomysłów na nowe produkty, usługi czy biznesy. Pomaga przejść od “innowacyjnego pomysłu” do “realnego produktu”, walidując założenia w oparciu o swoje kompetencje biznesowe, strategiczne, UX, UI, Service Design oraz Lean.

Szczerze zakochana w podejściu Lean (Lean Startup & Lean UX & Lean UX Research). Wierzy w warsztaty i kolektywne budowanie projektów, rozwiązywanie problemów czy generowanie pomysłów.

Znajdź nas

Czy chcesz nas lepiej poznać? Sprawdź nasze pozostałe portale społecznościowe

Newsletter

Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj co miesiąc: narzędzia, artykuły i najnowsze informacje o naszych warsztatach.
Tutaj możesz zapisać się na newsletter po polsku. Jeśli chcesz otrzymać Newsletter po angielsku, kliknij tutaj.