Jedna, by wszystkimi zarządzać. Jedna, by wszystko odnaleźć. Jedna, by wszystko zgromadzić i w jednym procesie związać – case study platformy e-learningowej NoweMotywacje.pl

Parafraza słynnego cytatu z książek Tolkiena świetnie opisuje wyzwanie z jakim zmierzyliśmy się podczas projektowania platformy e-learningowej dla jednej z największych polskich firm szkoleniowych – NoweMotywacje. Tym wyzwaniem było połączenie potrzeb pięciu grup interesariuszy w jeden wspólny proces, którym będzie można łatwo zarządzać. Czy się udało? W ramach projektu powstała platforma e-learningowa, która łączy potrzeby wszystkich grup w jednym, spójnym dla wszystkich systemie.

W 2018 roku NoweMotywacje zwróciło się do nas z zapytaniem o wsparcie przy zbudowaniu platformy, która zdigitalizowałaby ich proces nauczania oraz pozwoliłaby uporządkować wewnętrzne procedury przy jego tworzeniu. 

Wyzwania? 

NoweMotywacje to bardzo duża firma szkoleniowa, z różnorodnymi trenerami (i pod względem specjalizacji, i pod kątem narzędzi z jakich korzystają), bogatym portfolio klientów, którzy posiadają wiele skomplikowanych procesów szkoleniowych oraz ogromną liczbą (prze)szkolonych pracowników. Jak połączyć tyle perspektyw w jednym narzędziu, które ma dodatkowo ujednolicić i uprościć procedury dla każdej ze stron?

Przygotowania do wyprawy – biznes i jego cele

Nigdy nie zaczynamy żadnego projektu od… projektowania. Zanim przeszliśmy do prac nad samą platformą, zorganizowaliśmy warsztat biznesowy z naszym klientem. W warsztacie wzięły udział osoby decyzyjne dla samego projektu oraz całego biznesu – po to, żeby wspólnie omówić właśnie otoczenie i kontekst biznesowy (Business Model Canvas), zrozumieć proces oraz miejsca styku z klientami (Customer Journey Map) i przede wszystkim wspólnie ustalić założenia projektu oraz jego cele (mapa celów i czynniki sukcesu). A naszym naczelnym celem było:

Początek podróży – UX Research & Warsztaty

Mając ustalony cel i kontekst biznesowy przeszliśmy do etapu zrozumienia grup docelowych oraz zmapowania ich potrzeb. Jako że do przetworzenia był ogrom wiedzy, zamiast żmudnej analizy przeprowadziliśmy tylko szybki Desk Research, czyli analizę danych zastanych – porozmawialiśmy z zespołem Nowe Motywacje, sprawdziliśmy raporty branżowe, konkurencyjne rozwiązania, prognozy dot. rynku itp. Sprawdziliśmy materiały od klienta, przejrzeliśmy informacje nt. branży oraz podobne rozwiązania, by zorientować się w branży. Następnie postanowiliśmy zorganizować serię warsztatów, podczas których kolejno poznawaliśmy każdą z grup (NoweMotywacje jako firma szkoleniowa, Administratorzy/Logistyka, HR, uczestnicy szkoleń i trenerzy).

Na warsztatach:

  • wspólnie tworzyliśmy persony (w końcu na sali byli przedstawiciele tych grup), 
  • mapowaliśmy procesy (uzupełnialiśmy Customer Journey Map),
  • szukaliśmy i ocenialiśmy punkty bólu (pain points)
  • oraz analizowaliśmy ich potencjalne uśmierzacze (pain relievers),
  • na końcu puszczając wodze fantazji i projektując potencjalne rozwiązania (Design Studio).

Dzięki serii warsztatów w krótkim czasie udało nam się bardzo dobrze zrozumieć potrzeby użytkowników, zachodzące procesy, jego najbardziej uciążliwe elementy oraz ustalić, co byłoby największą wartością dla każdej z grup. 

Po samych warsztatach przeprowadziliśmy jeszcze pogłębiony Desk Research, badając istniejące alternatywy i sprawdzając potencjalne rozwiązania, które mogłyby dostarczać pożądaną wartość.

Na koniec 4 sprintów badawczych wiedzieliśmy, co jest najważniejsze dla każdej z grup:

  • NoweMotywacje – jedno narzędzie, które ujednolici cały proces i wyeliminuje pozostałe i/lub pozwoli je połączyć,
  • Administracja/Logistyka – jedno narzędzie dla uspójnienia procesu zarządzania trenerami, klientami i procesami,
  • Trenerzy – jedno narzędzie do współpracy w procesach edukacyjnych & automatyzacja tworzenia raportów (z czasem trwania projektu okazywało się, że raporty były kluczowym elementem platformy dla każdej z grup)
  • Uczestnicy szkoleń – wiedza, gdzie są w procesie, co jeszcze przed nimi i jaki zrobili postęp,
  • HR – proste narzędzie do kontrolowania procesów szkoleniowych w firmie i postępów z nich.

Gdy już wiedzieliśmy, co jest ważne, jak wygląda proces oraz mieliśmy potencjalne propozycje rozwiązań dot. interfejsów od grup docelowych, spisaliśmy możliwe use case’y (czyli sytuacje, w jakich każda nasza persona może korzystać z systemu). Stworzyliśmy architekturę informacji (czyli plan platformy) oraz koncept dashboardu w postaci makiety, jako wizualizację kierunku.

Wspólnie z klientem ustaliliśmy, co jest planem minimum (czyli dla MVP, by zautomatyzować najbardziej krytyczne elementy procesu), a co możemy rozwijać w kolejnych iteracjach.

Drużyna Pierścienia rusza na wyprawę – czyli trochę o zespole i naszym procesie

Po ustaleniu wspólne strategii działania na podstawie realnych potrzeb każdej z grup, ustaliliśmy, jakie wartości chcemy “dowieźć” – posłużyło nam to do określania celów kolejnych sprintów.

Każdy sprint trwał trwał 5 dni roboczych i jego celem było dostarczenie konkretnej wartości (celu) w postaci designu, tak aby zespół developerski mógł w kolejnym sprincie wdrażać daną zamkniętą ścieżkę. 

Co ważne – zarówno zespół designerski (czyli my) oraz zespół developerski (czyli codeheroes) pracowały równocześnie. Wymagało to bardzo bliskiej współpracy nie tylko między nami, ale również z klientem, który na bieżaco sprawdzał i testował rozwiązania, dostarczał uwagi, refleksje i potrzeby. Dzięki temu tworzone narzędzie było cały czas sprawdzane z potencjalnymi użytkownikami.

Co wyróżniało nasz proces, tak mocno czerpiący z filozofii Lean UX?

  • równoczesna praca zespołu designerskiego i developerskiego -> skrócenie czasu realizacji projektu,
  • orientacja na dostarczanie wartości -> po każdym sprincie było poczucie, że możemy uruchomić projekt i dostarczymy konkretne, choć drobne usprawnienie procesu, a więc realną wartość dla firmy,
  • bieżąca współpraca z klientem -> szybka informacja zwrotna od użytkowników nt. potrzeb, rozwiązań, co pozwoliło lepiej dopasować projekt i wprowadzać zmiany na bieżąco,
  • zamykanie pracy w sprintach -> co sprint mogliśmy decydować, jakie będą kolejne kroki i co jest naprawdę potrzebne.

Jak zakończyła się ta przygoda?

Powstała pierwsza wersja platformy, która niebawem będzie miała swoją oficjalną premierę. Zapowiedzi jednak możecie podejrzeć już na naszym Behance

Sam projekt dzięki podejściu zgodnym z filozofią Lean UX pozwolił nam rozwijać go w trakcie, jeszcze przed premierą zderzając z rynkiem.

Dzięki temu w trakcie trwania projektu odkryliśmy, że:

  • mamy jedną grupę interesariuszy o specjalnych potrzebach więcej niż było zidentyfikowane na początku – okazało się, że czasem w procesie pojawiają się również specjalni uczestnicy – Super Visorzy – których potrzeby były kluczowe dla procesu sprzedażowego w szkoleniach – postanowiliśmy dodać ich rolę do systemu w dodatkowym sprincie,
  • podczas testów okazało się, że raporty, które były kluczowe dla prawie wszystkich grup docelowych, można lepiej zoptymalizować niż dotychczas – mini-warsztatami zaprojektowaliśmy nową wersję, która lepiej prezentowała ważne dla trenerów i klienta dane,
  • dzięki bliskiej współpracy naszej, teamu developerskiego i zespołu Nowe Motywacje, wszelkie potrzeby na bieżąco przepuszczaliśmy przez filtry biznesowe, UXowe i technologiczne, co pozwalało nam wspólnie dobierać najlepsze rozwiązania, uwzględniające wszystkie wymagania.

Tak więc – Lean UX i cała przyjemność po naszej stronie <3 

Case study to za mało?

Chcesz poznać cały proces i dowiedzieć się, jak mógłby wyglądać w Twojej organizacji?

Umów się na bezpłatną konsultację

Zespół projektowy, czyli kto za co odpowiadał

Autor Case Study

Joanna Ostafin Co-founder & Lean UX Strategist
Współzałożycielka Project: People, współtwórczyni Krakowskiej Inicjatywy Designerskiej (KID), organizatorka DesignWays Conf.

Jako Lean UX Strategist na co dzień zajmuje się... niezgadzaniem się ze swoimi klientami - wspiera ich w zakresie weryfikowania pomysłów na nowe produkty, usługi czy biznesy. Pomaga przejść od “innowacyjnego pomysłu” do “realnego produktu”, walidując założenia w oparciu o swoje kompetencje biznesowe, strategiczne, UX, UI, Service Design oraz Lean.

Szczerze zakochana w podejściu Lean (Lean Startup & Lean UX & Lean UX Research). Wierzy w warsztaty i kolektywne budowanie projektów, rozwiązywanie problemów czy generowanie pomysłów.

Pozostali członkowie zespołu

Paulina Procner Lean UX & UI Designer
Pracuje głównie przy projektach stron i aplikacji. Jest w procesie od początku do końca. Od pierwszych rozmów z klientem, poprzez szeroko pojęte działania UXowe, tworzenie interfaceów, współpracę z programistami do finalnego wdrożenia produktu.
Paweł Nawara Product Designer w Project: People
Od najmłodszych lat związany z szeroko pojętym designem. Pracował przy projektach graficznych różnego typu (strony WWW, aplikacje mobilne, social media, DTP). Od dwóch lat najlepiej odnajduje się w Lean UX & UI Design.

Pracuje przy innowacyjnych projektach rozwiązując często złożone problemy. Jest na każdym etapie procesu. Od wstępnego pomysłu i rozmów z klientem, przez cały proces projektowania, aż do współpracy z deweloperami przy finalnym wdrożeniu produktu.

Mocno zaangażowany w różnego typu działania społeczne i organizację wydarzeń (Juwenalia UEK, DesignWays Conf). Aktywny członek organizacji studenckiej - NZS UEK, gdzie pomaga rozwijać się młodym i nastawionym na rozwój studentom poprzez mentoring czy szkolenia.