Paragon z NIP-em może pełnić funkcję faktury uproszczonej do kwoty 450 zł brutto albo 100 euro. Po przekroczeniu tego limitu nie jest fakturą uproszczoną, dlatego sprzedaż należy udokumentować pełną fakturą VAT. NIP nabywcy trzeba podać przed zakończeniem transakcji i wydrukowaniem paragonu.
Paragon z NIP-em do 450 zł – kiedy jest fakturą uproszczoną?
Zgodnie z art. 106e ustawy o VAT paragon fiskalny z NIP-em nabywcy jest fakturą uproszczoną, jeżeli należność ogółem nie przekracza 450 zł brutto lub 100 euro, gdy kwota została określona w tej walucie. Taki dokument może stanowić podstawę rozliczenia zakupu na zasadach przewidzianych dla faktur, w tym odliczenia VAT, jeśli spełnione są ogólne warunki odliczenia.
Faktura uproszczona nie musi zawierać pełnej nazwy ani adresu nabywcy. Paragon musi jednak pozwalać na jednoznaczne ustalenie transakcji i wysokości podatku. NIP należy podać przed zafiskalizowaniem sprzedaży. Po wydrukowaniu zwykłego paragonu bez NIP-u sprzedawca nie może wystawić faktury dla podatnika na podstawie tego dokumentu.
Na paragonie z NIP-em powinny znajdować się w szczególności:
- NIP nabywcy umieszczony przed zakończeniem sprzedaży.
- Data wystawienia i data sprzedaży.
- Numer paragonu, który identyfikuje fakturę uproszczoną.
- Nazwa towaru albo usługi.
- Kwota należności ogółem, czyli wartość brutto.
- Dane pozwalające ustalić kwotę VAT według poszczególnych stawek.
Jeżeli nabywca potrzebuje pełnej faktury z nazwą, adresem, ceną jednostkową netto i pozostałymi danymi, powinien zgłosić to przed zarejestrowaniem sprzedaży na kasie. Wtedy sprzedawca wystawia fakturę pełną zamiast paragonu z NIP-em.
Paragon z NIP-em do 450 zł a kwota powyżej limitu
| Zakres kwotowy | Do 31 grudnia 2026 r. | Od 1 stycznia 2027 r. |
|---|---|---|
| Do 450 zł brutto lub 100 euro | Paragon z NIP-em jest fakturą uproszczoną i pozostaje poza KSeF. | Paragon jest potwierdzeniem sprzedaży, a sprzedawca wystawia fakturę FP w KSeF. |
| Powyżej 450 zł brutto lub 100 euro | Paragon z NIP-em nie jest fakturą. Potrzebna jest pełna faktura VAT. | Potrzebna jest pełna faktura ustrukturyzowana w KSeF. |
| Paragon bez NIP-u | Dokumentuje sprzedaż konsumencką. Faktura dla firmy nie może być później wystawiona do takiego paragonu. | Brak NIP-u nadal oznacza sprzedaż bez danych podatnika. |
W przypadku transakcji przekraczającej 450 zł sam paragon z NIP-em nie daje nabywcy dokumentu odpowiadającego fakturze. Pełną fakturę należy uzyskać w związku z zakupem, a nie traktować paragonu jako jej uproszczonej wersji.
Czy można wystawić pełną fakturę do paragonu z NIP-em?
Do paragonu z NIP-em do 450 zł, który stał się fakturą uproszczoną, nie wystawia się drugiej, pełnej faktury. Wynika to z zasady, że jedna sprzedaż nie może być udokumentowana dwiema fakturami. Art. 106h ustawy o VAT reguluje sposób dołączania paragonów do faktur, ale nie pozwala na dublowanie dokumentacji tej samej transakcji.
Wystawienie pełnej faktury do paragonu z NIP-em oznaczałoby istnienie dwóch dokumentów dotyczących tej samej sprzedaży. Mogłoby to prowadzić do podwójnego wykazania podatku należnego. Dlatego decyzję o wyborze pełnej faktury trzeba podjąć przed fiskalizacją sprzedaży.
Przy pomyłce w danych nie wystawia się drugiej faktury, lecz stosuje procedurę korekty. W przypadku błędnego NIP-u korektę przygotowuje sprzedawca poza kasą fiskalną. Dokument powinien odnosić się do pierwotnego paragonu.
Postępowanie przy pomyłce lub potrzebie pełnej faktury wygląda następująco:
- Nabywca podaje NIP i informuje o potrzebie pełnej faktury przed zakończeniem sprzedaży.
- Jeżeli paragon z NIP-em został już wydrukowany, nie należy wystawiać do niego drugiej faktury pełnej.
- Błąd w NIP-ie albo innych danych sprzedawca koryguje fakturą korygującą poza kasą.
- Faktura korygująca powinna wskazywać numer paragonu, numer unikatowy kasy, przyczynę korekty oraz dane przed i po korekcie.
Nie można uzupełnić NIP-u na paragonie, który został wydrukowany bez tego numeru. Taki dokument nie jest fakturą uproszczoną dla podatnika.
Co zmieni się od 1 stycznia 2027 r.?
Do końca 2026 r. paragon z NIP-em do 450 zł pozostaje fakturą uproszczoną wystawianą poza KSeF. Od 1 stycznia 2027 r. jego rola ma się zmienić. Paragon będzie potwierdzeniem zakupu, natomiast sprzedawca będzie musiał wystawić dla nabywcy firmowego fakturę ustrukturyzowaną w KSeF, oznaczoną symbolem FP.
Faktura FP będzie dokumentem wystawionym na podstawie danych z paragonu. Nie będzie tworzyć nowej sprzedaży ani zwiększać podatku należnego, ponieważ transakcja zostanie już uwzględniona w raporcie z kasy fiskalnej. Zmiana dotyczy więc sposobu dokumentowania i przekazania faktury, a nie ponownego rozliczenia tej samej sprzedaży.
Najważniejsza zasada pozostaje prosta: do końca 2026 r. paragon z NIP-em do 450 zł jest fakturą uproszczoną, a od 2027 r. do takiej sprzedaży trzeba będzie wystawić fakturę FP w KSeF. Niezależnie od daty pełnej faktury nie należy dublować z już wystawionym dokumentem.
